Die Nebenkostenabrechnung ist eines der häufigsten Streitthemen zwischen Mieter und Vermieter. Fehler können schnell passieren, da die korrekte Erstellung der Abrechnung je nach den örtlichen Voraussetzungen eine komplizierte Angelegenheit ist. Wenn Sie Vermieter sind und nicht auf eigene Faust die Nebenkostenabrechnung erstellen wollen, können Sie eine Hausverwaltung damit beauftragen, wofür jedoch Kosten anfallen. Durch das Internet haben Sie allerdings auch die Möglichkeit, die Nebenkostenabrechnung kostenlos erstellen zu lassen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie es funktioniert und was Sie dabei beachten sollten.
Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung erstellen müssen und nicht alle Details selbst recherchieren wollen, können Sie zum einen Online-Tools nutzen. Einige Webportale bieten Ihnen als kostenlosen Service an, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Dafür ist in der Regel eine Registrierung erforderlich. Anschließend übermitteln Sie die Eckdaten zu Ihrer Immobilie und Ihren Mietern. Das Tool führt Sie danach Schritt für Schritt durch den Prozess, damit Sie keine umlagefähigen Posten aus der Betriebskostenverordnung vergessen und den richtigen Verteilerschlüssel wählen. Sobald Sie alle Informationen eingegeben haben, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen, können Sie das Dokument ausdrucken oder per E-Mail an Ihren Mieter verschicken. Zum anderen haben Sie die Möglichkeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und eine Vorlage kostenlos zu nutzen. Die Vorlagen sind meist als Excel-Dateien im Internet hinterlegt. Sie können sie herunterladen und direkt mit der Eingabe der Informationen beginnen. Wenn Sie diesen Weg wählen, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen, sollten Sie sich mit der Materie jedoch gut auskennen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Ihnen Fehler unterlaufen, wodurch Ihr Mieter die Abrechnung anfechten kann. Auch kann es sehr zeitaufwendig sein, mithilfe einer Vorlage die Nebenkostenabrechnung zu erstellen, da Sie hier nicht durch den Berechnungsvorgang geführt werden. Die dritte Variante ist es, die Nebenkostenabrechnung selbst zu erstellen – ohne Tools und ohne Vorlage. Diese Vorgehensweise eignet sich jedoch nur, wenn Sie tiefgreifendes Wissen über die rechtlichen Vorschriften und die Berechnungsweise besitzen, das Sie zum Beispiel über Ihre berufliche Ausbildung erworben haben. Laien sollten davon absehen, ohne jede Hilfe eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.
Die zuvor erwähnte Betriebskostenverordnung regelt, welche Posten Sie in die Nebenkostenabrechnung aufnehmen dürfen. Dazu gehören zum Beispiel Aufzugkosten, Grundsteuer, Hausreinigung, Gartenpflege und Müllgebühren. Nicht erlaubt ist es hingegen, Ihren Mieter an den Kosten für die Hausverwaltung, einen Wachdienst, die Installation von Rauchmeldern und weiteren Maßnahmen zu beteiligen. Nach der Auflistung der Kosten halten Sie fest, welche Zahlungen Ihr Mieter bereits geleistet hat, und ziehen diese Zahlungen von den Kosten ab. Als Restbetrag erhalten Sie so entweder ein Guthaben, das Sie an Ihren Mieter erstatten müssen, oder eine Nachforderung. Achtung: Wenn Sie im Mietvertrag keine Abschlagszahlungen für die Nebenkosten vereinbart haben, können Sie Ihren Mieter auch nicht dazu heranziehen. Bei einer Pauschalmiete können Sie bei einem hohen Verbrauch schnell das Nachsehen haben.
Sofern Sie die selbst die Nebenkostenabrechnung erstellen, müssen Sie nicht nur dafür Sorge tragen, die richtigen Posten einzubeziehen. Ihr Mieter kann die Nebenkostenabrechnung auch anfechten, wenn sie nicht nachvollziehbar ist. In diesem Zusammenhang räumt der Gesetzgeber Mietern das Recht ein, die Abrechnungsunterlagen einzusehen. Wenn Ihr Mieter Sie auffordert, ihm diese zuzuschicken oder ihm Zugang zu den Dokumenten zu gewähren, müssen Sie diesem Wunsch nachkommen. Wenn Sie die Erstellung der Abrechnung abgeschlossen haben, sollten Sie sie immer schriftlich an Ihren Mieter übermitteln. Dabei darf Ihre eigenhändige Unterschrift nicht fehlen. Nutzen Sie hingegen eine Hausverwaltung, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen, dann fügen Sie am besten eine Vollmacht bei, um sich rechtlich abzusichern. Zuletzt sollten Sie auch die Frist beachten, innerhalb der Sie die Nebenkostenabrechnung erstellen und an Ihren Mieter schicken müssen. Dafür haben Sie nach Ende des Abrechnungszeitraums maximal zwölf Monate Zeit.